Consulenza di Strategia e di Management

Come previsto dalle “Linee di indirizzo per la predisposizione dei piani di fabbisogno di personale da parte delle amministrazioni pubbliche” del Ministro per la Semplificazione e la Pubblica Amministrazione del maggio 2018, la pianificazione dei fabbisogni di personale deve essere preceduta da una meticolosa attività di analisi quantitativa, tesa a rilevare la consistenza numerica di personale necessario ad assolvere i compiti dell’ente e a presidiare i processi in modo qualitativamente adeguato.

Sistema Susio ha sviluppato un proprio approccio, DIMENSIONAMENTO ORGANICI® e un software a supporto della determinazione del giusto equilibrio tra personale addetto e attività da svolgere, che permette un confronto con la banca dati dei parametri di efficienza che Sistema Susio ha sviluppato negli anni grazie a decine di interventi di questo tipo.

Attraverso l’utilizzo del software di DIMENSIONAMENTO ORGANICI®  è possibile:

• rilevare come il personale utilizza il proprio tempo sulle attività che vengono svolte all’interno dell’organizzazione, individuando automaticamente le attività che assorbono maggiori risorse
• ricavare il “costo” di ogni unità di prodotto/servizio in termini di tempo necessario per la sua realizzazione, monitorando nel tempo tale valore anche a seguito di modifiche o semplificazioni del processo 
• ottenere tutte le statistiche desiderate, con report ad hoc per la Direzione a livello di Ufficio, di Settore, di intera organizzazione, di singolo operatore o di attività.

Attraverso la banca dati di Sistema Susio è possibile confrontare con altre realtà (benchmarking) il tempo medio specifico per unità di prodotto/servizio e determinare l’organico ottimizzato –e quindi ottimale- di una unità organizzativa, intesa come la somma di ore del personale in grado di garantire, a parità di volumi di prodotti/servizi erogati, un livello di efficienza pari alla media di quella della altre realtà censite nella banca dati.

Oltre alla definizione quantitativa delle risorse, è necessario mappare le conoscenze e competenze del proprio personale attraverso la rilevazione, almeno per le posizioni più rilevanti dell’organizzazione, delle conoscenze, competenze (specialistiche e trasversali) e abilità richieste per poterle ricoprire, la rilevazione delle relative conoscenze, competenze e abilità presenti all’interno dell’organizzazione e la verifica della presenza di eventuali gap tra quanto necessario e quanto presente.

Il nuovo regolamento europeo sulla protezione dei dati personali, noto anche come GDPR (General Data Protection Regulation), approvato nell’aprile 2016, ha reso la protezione dei dati personali sempre più un asse strategico anche in ambito pubblico.

In virtù della pluriennale esperienza sui temi della gestione della privacy, dell’organizzazione, della gestione del rischio e dei sistemi normati, Sistema Susio propone un percorso a supporto dell’implementazione delle prescrizioni del Regolamento, basato su un approccio peculiare (SICURA-PA ©), il cui obiettivo è garantire all’Amministrazione l’ottemperanza di tutti gli obblighi e le prescrizioni previste e più in generale il presidio del processo di trattamento dei dati personali, fin dalla fase di progettazione e sviluppo dei prodotti e dei servizi.

Attraverso SICURA-PA ©, in linea con i principi di contestualizzazione del sistema e responsabilizzazione da parte dell’organizzazione esplicitati dal regolamento, è possibile individuare e dare priorità ai rischi di violazione dei dati personali e quindi aggiornare o riprogettare i processi al fine di garantire il rispetto dei requisiti, attraverso ad esempio la formalizzazione di sistemi di controllo, procedure, check-list e altri strumenti gestionali e informatici.

Il percorso previsto da Sistema Susio per il raggiungimento dei succitati obiettivi prevede:

• Audit iniziale;
• Mappatura dei trattamenti di dati;
• Analisi dei rischi di violazione;
• Progettazione e attuazione delle misure di sicurezza necessarie e il servizio di Responsabile della protezione dei Dati (RPD o DPO).

Il Servizio di DPO consiste nel monitoraggio periodico sia della osservanza di quanto previsto dal Regolamento che dell’efficacia attraverso analisi di report e statistiche e audit in loco- del sistema della protezione dei dati personali messo in atto nelle fasi precedenti.

Sistema Susio si propone come Responsabile della Protezione dei dati (o DPO), per garantire i compiti previsti dall’art. 39 del Regolamento, con il proprio “DPO team”, costituito da esperti nelle tematiche richieste (organizzazione pubblica, risk management, sistemi informativi e cyber security, aspetti giuridici, ecc.) che possono svolgere il ruolo in quanto aventi:

• approfondite competenze nell’ambito della legislazione sul trattamento dei dati personali e “privacy” in ambito pubblico;
• conoscenza approfondita del Regolamento Europeo 679/2016;
• conoscenza e familiarità con le tecnologie informatiche e le misure di sicurezza dei dati.

A supporto dell’attività di DPO, Sistema Susio ha sviluppato un sistema informativo in cloud (denominato “Sistema Susio DPO”) per l’archiviazione e la condivisione di tutti i documenti (report, verbali, elenchi, relazioni organizzative e schemi funzionali, ecc.) creati o rilasciati all’interno del progetto, a disposizione di tutti gli enti clienti del servizio DPO. Si tratta di uno strumento di facile utilizzo, che permette di avere sempre disponibili, protetti coerentemente con le prescrizioni del GDPR stesso, e condividere tutti i documenti e i report ufficiali redatti.

Sistema Susio ha sviluppato fin dal 2006 un approccio peculiare al tema della collaborazione interistituzionale finalizzata alla messa in rete delle funzioni – tramite Unione o addirittura fusione di Comuni - anche al fine di rendere più competitivo e qualitativo il proprio territorio.

In particolare, rispetto al tema della fusione di comuni, il modello proposto è quello della “fusione strategica” in cui la creazione del nuovo ente è un passaggio funzionale a garantire il miglioramento o il mantenimento sostenibile dei servizi e delle opportunità presenti in un territorio.

Per poter valutare i benefici e i rischi connessi all'attivazione di una Unione o di una fusione di enti, è necessario che sia predisposto uno studio di fattibilità che evidenzi le diverse opportunità e opzioni d’intervento e quindi i possibili modelli di sviluppo alternativi (valutando la fattibilità tecnico-organizzativa, la fattibilità economico-finanziaria e quella politico-istituzionale); all’interno dell’analisi deve essere prevista anche la proposta del modello organizzativo per il nuovo Ente, garantendo particolare attenzione al tema della territorialità. 

La maggiore efficienza e sostenibilità dei costi di funzionamento e dei servizi interni possono infatti portare a offrire migliori opportunità in termini di gamma, qualità e accessibilità dei servizi sul territorio attraverso gli sportelli polifunzionali, strutture con orario di apertura ampio e costituite da personale in grado di rilasciare informazioni ed erogare servizi su tutti gli ambiti comunali.

In parallelo, è necessario prevedere il coinvolgimento delle comunità, programmando momenti di ascolto in fase di avvio e durante il percorso e un supporto successivo per la divulgazione dei principali risultati dello studio di fattibilità, una volta validato dalle amministrazioni coinvolte.

L’approccio è stato formalizzato in più pubblicazioni:

• "Da molti a uno: la fusione di comuni" di B. Susio (Amministratore Unico e Partner di SistemaSusio srl), E. Barbagallo (Partner di SistemaSusio srl) e D. Rumpianesi “Direttore dell’Unione dei Comuni “Valli del Reno, lavino e Samoggia”, - EdizioniStrategiche (2016)
• “Territori Strategici – modelli di pianificazione per lo sviluppo dei sistemi locali” di  Bruno Susio (Amministratore Unico e Partner di SistemaSusio srl), Federico Ceschin e Stefano Montanari (Partner di SistemaSusio srl) – FrancoAngeli Editore (2007)
• "L'efficienza attraverso la rete. Le reti associative tra gli enti locali come modello strategico di sviluppo" - inserto speciale di Azienditalia - n° 12- 2007 di B. Susio (Amministratore Unico e Partner di SistemaSusio srl) e E. Barbagallo (Partner di SistemaSusio srl),

Da oltre quindici anni, Sistema Susio supporta gli enti nella ideazione, progettazione e realizzazione “chiavi in mano” di sportelli polifunzionali per i cittadini e le imprese, secondo l’approccio proprietario dello Sportello Polifunzionale 3.0(c), che prevede la creazione di un unico punto di contatto di front-office, in logica multicanale, con personale polivalente, per le principali transazioni tra utente e organizzazione a cui è possibile dare una risposta in tempi rapidi e che non richiedono competenze specialistiche. 

Con oltre cinquanta sportelli progettati e/o realizzati per enti locali e Unioni di Comuni in numerose regioni (Lombardia, Emilia-Romagna, Toscana, Piemonte, Veneto, Trentino, ecc.), Sistema Susio è leader a livello nazionale.

L’approccio innovativo di Sistema Susio prevede una revisione delle modalità di relazione, spaziando dall’aspetto organizzativo (dimensionamento, responsabilità, modalità di comunicazione tra gli uffici, ecc.), ai processi, alla sinergia con sportelli telematici, canali social o modalità digitali di relazione, allo sviluppo delle competenze del personale, alla logistica (enfatizzando le funzioni di accoglienza, orientamento e filtro), alle modalità di accessibilità (fisica, telefonica, ecc.) e all’orario di apertura, alla gestione del personale (turni di lavoro, ecc.), alla comunicazione esterna, fino alla definizione degli standard di qualità e alle integrazioni al Piano delle performance dell’ente.   E’ previsto un ampio coinvolgimento del personale all’interno delle diverse fasi, caratterizzando spesso l’intervento come di formazione-azione, con indubbi benefici in termini di contestualizzazione e sviluppo autonomo nel tempo del modello realizzato.

I benefici principali di tale approccio sono:

• la qualificazione del livello di risposta alle esigenze dell’utenza, attraverso la creazione di un punto unico di contatto specializzato nell’ascolto e nella trattazione delle relazioni con i cittadini;
• la forte riduzione del numero di utenti “vaganti” per gli uffici comunali e/o richiedenti informazioni telefoniche (attraverso la creazione di un “call-center” specializzato), con conseguente aumento dell’efficienza ed efficacia degli operatori dei vari servizi;
• la possibilità di incrementare (o rendere più coerente con le esigenze dell’utenza) l’accessibilità temporale del servizio offerto, con conseguente miglioramento dell’immagine dell’Ente verso la comunità;
• il miglioramento della qualità del lavoro degli operatori, attraverso la razionalizzazione/semplificazione delle procedure e della logistica in cui essi svolgono il servizio.

Sistema Susio ha sviluppato già nel 2012 un approccio peculiare al tema della prevenzione della corruzione, denominato INTEGRA-PA ™, che permette agli Enti di poter adempiere alle prescrizioni e agli obblighi normativi previsti dalla L 190/2012 e ribaditi dal Piano Nazionale Anticorruzione approvato l’11 settembre 2013.

INTEGRA-PA ™ si rifà a due approcci ben noti nell’analisi organizzativa, l’approccio dei sistemi normati (soprattutto le norme della famiglia ISO UNI EN 9000, inerente la certificazione di qualità dei processi) e l’approccio mutuato dal D.Lgs 231/2001 ("Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica”) e abbraccia sia il livello “direzionale-strategico” che quello “operativo-gestionale”, permettendo un elevato livello di personalizzazione sia dei rischi prevedibili che delle azioni e misure da proporre in logica di prevenzione. 

Grazie all’esperienza della Società e alle centinaia di enti pubblici seguiti, INTEGRA-PA™ dispone di un catalogo di processi a elevato “indice di rischio”, di rischi potenziali e di azioni/misure preventive estremamente ricco e in grado di coprire tutti i settori delle Amministrazioni Pubbliche.

La metodologia è fortemente basata su un approccio di tipo organizzativo e pratico, che tende e mettere in evidenza la necessità di dotarsi di strumenti (procedure, supporti, indicatori di monitoraggio, sistemi informatici condivisi, ecc.) per poter garantire trasparenza dell’operato e omogeneità della prestazione erogata e quindi di riflesso integrità dei comportamenti.

Molte delle indicazioni di natura organizzativa (su gestione del rischio, mappatura dei processi, rotazione del personale, ecc.) contenute nell’approccio della Società sono in linea con quanto successivamente inserito dall’ANAC nel PNA 206 e soprattutto nel PNA 2019.

Oltre alla revisione e allo sviluppo del Piano Triennale, la Società è in grado di supportare la verifica degli adempimenti in tema di trasparenza amministrativa e di accesso civico.

La società ha realizzato percorso formativi di aula (sia su tematiche generalistiche che specialistiche) sui temi della prevenzione della corruzione, della trasparenza e dell’integrità a migliaia di persone in centinaia di enti di varie dimensioni e diversi livelli istituzionali in questi ultimi anni, sia in modalità in presenza che in webinar.

Lo Smart working (o Lavoro Agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro caratterizzato dall'assenza di vincoli orari o spaziali e un'organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorisce la crescita della sua produttività.    

Per l’organizzazione, questa modalità di lavoro consente inoltre di compiere un passo avanti nel processo di trasformazione digitale, ridurre i costi di funzionamento e migliorare il benessere dei propri dipendenti e collaboratori/trici.

E’ necessario e normativamente previsto che, a emergenza superata, i livelli di smart working raggiunti siano consolidati e diventino il nuovo standard nell’organizzazione del lavoro, all’interno e in coerenza con il più ampio percorso di trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione.

L’approccio operativo elaborato da Sistema Susio, facendo leva sulla pluriennale esperienza dei propri professionisti, è caratterizzato da una visione sistemica al tema, prevedendo i seguenti ambiti tematici:

• l’organizzazione del sistema di smart working (i processi, l’organizzazione del lavoro, ecc.)
• la misurazione e la valutazione delle performance, affinché sia possibile verificare in modo oggettivo i livelli di efficacia ed efficienza raggiunti
• le competenze da sviluppare (le “soft skill”), per garantire il coinvolgimento del personale e gestire il cambiamento connesso alla nuova modalità lavorativa
• la sicurezza, per conoscere a tenere sotto controllo i rischi dei lavoratori che operano in smart working, con particolare attenzione allo stress lavoro correlato
• la protezione dei dati personali, affinché anche lavorando in smart working e con mezzi non di proprietà dell’ente non vi siano rischi in tal senso.

Il supporto di Sistema Susio si focalizza:

• sulla stesura del "POLA", il Piano Organizzativo del Lavoro Agile richiesto dal legislatore, in cui viene analizzato il contesto organizzativo e i processi gestiti e presidiati e, anche in relazione alle esigenze di conciliazione espresse dal personale, sono inserite tutte le iniziative per rendere efficace ed efficiente la modalità del lavoro agile;
• sulla realizzazione di interventi formativi rivolti al team direzionale e al personale degli enti, per dare loro consapevolezza della nuova modalità di lavoro e conoscenza degli strumenti da utilizzare.

Particolare attenzione viene infine data alla misurazione e alla valutazione dell’impatto dello smart working sul contesto esterno, sia dal punto di vista sociale (conciliazione vita lavoro, ecc.) che ambientale (minore incidenza degli spostamenti e quindi minor impatto sull’inquinamento, ecc.), sempre più spesso obiettivi strategici per le Amministrazioni